Zmiany w KRS 2015
Przedsiębiorcy podlegający wpisowi w Krajowym Rejestrze Sądowym na mocy obowiązujących przepisów są zobowiązani do szeregu obowiązków aktualizacyjnych w zakresie KRS, w tym do corocznego składania dokumentacji sprawozdawczej, takiej jak sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności. Ostatnie zmiany ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej ustawa KRS) wprowadziły wiele zmian co do kształtu samego rejestru, formularzy oraz zakresu informacji ujawnianych w KRS. Z tych względów rok 2015 może zostać uznany za szczególnie kłopotliwy, jeśli chodzi o składanie wniosków do KRS – nie wystarczy bowiem złożyć tych samych formularzy co dotychczas. Co więcej, w niektórych przypadkach niezbędne będzie wypełnienie formularzy niezwiązanych z dokonywanymi zmianami, jak również mogą być od wnioskodawców wymagane opłaty od wniosków, które nie zawsze wynikają wprost z literalnej wykładni obowiązujących przepisów. Aby nie narażać się na niepotrzebne zwroty wniosków przez KRS, warto przyjrzeć się przepisom, które uległy zmianom.
Obowiązki sprawozdawcze – kto i kiedy
Jednym z podstawowych obowiązków sprawozdawczych spoczywającym na przedsiębiorcach wpisanych do KRS jest bez wątpienia obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności.
Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki zobowiązany jest sporządzić sprawozdanie finansowe nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Wyjaśnienia wymaga fakt, że kierownikiem jednostki jest osoba zarządzająca podmiotem, a więc jako kierownik jednostki klasyfikowany jest w przypadku spółek kapitałowych członek zarządu lub innego organu zarządzającego, w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej są to wspólnicy prowadzący sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólnicy prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariusze prowadzący sprawy spółki.
Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności wynika natomiast z art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości i odnosi się do podmiotów działających w formie spółki kapitałowej (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna), spółki komandytowo-akcyjnej, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielni, przedsiębiorstwa państwowego, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, a także jednostek zobligowanych do sporządzania sprawozdania z działalności na mocy innych przepisów.
Mając na względzie powołane wyżej akty prawne wskazać należy, iż podmioty wpisane do KRS, w których nie nastąpiło przesunięcie roku obrotowego, tj. takie podmioty, w których rok obrotowy równy jest z rokiem kalendarzowym i skończył się dnia 31 grudnia 2014, zobowiązane były do dnia 31 marca 2015 roku sporządzić sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności.
Prawidłowo sporządzoną i podpisaną dokumentację sprawozdawczą kierownik jednostki przedstawia właściwym organom tej jednostki, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. W przypadku spółek kapitałowych i osobowych przedstawienie właściwym organom oznacza co do zasady przedstawienie wskazanej dokumentacji wspólnikom spółki, którzy zatwierdzają ją odpowiednio uchwałą podjętą przez wspólników lub uchwałą podjętą na zgromadzeniu wspólników. Należy tu uwzględnić maksymalny termin na dokonanie zatwierdzenia dokumentacji finansowej przypadający na 6 miesięcy od dnia bilansowego, a więc w przypadku roku obrotowego kończącego się 31 grudnia 2014 roku – do dnia 30 czerwca 2015.
Jeśli dokumentacja spółki została sporządzona, podpisana i zatwierdzona, kierownik jednostki jest zobowiązany złożyć komplet dokumentów w Krajowym Rejestrze Sądowym w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały zatwierdzającej przez właściwy organ podmiotu, którego dokumentacja dotyczy.
Stare obowiązki w nowych przepisach
Co istotne, na przełomie roku 2014 i 2015 weszły w życie cztery ustawy zmieniające ustawę o KRS. Na mocy Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 stycznia 2015 r. wprowadzono także nowe wzory formularzy, na których składane są wnioski do KRS. Złożenie wniosku do KRS na starych, nieobowiązujących formularzach jest podstawą do zwrotu wniosku przez KRS.
Niestety nie jest to jedyna zmiana, jaką należy wziąć pod uwagę, składając dokumenty do KRS w roku 2015. Oprócz zmienionych formularzy konieczne jest bowiem uwzględnienie przepisów przejściowych, dotyczących przedstawianych dokumentów. W zakresie dokumentacji sprawozdawczej składanej do KRS wraz z wnioskiem o złożenie sprawozdania finansowego i innych dokumentów konieczne jest złożenie odrębnego wniosku o wpis daty kończącej rok obrotowy w celu ujawnienia jej w Rejestrze.
Jak wynika z art. 7 ustawy z dnia 28 listopada 2014 roku o zmianie ustawy Kodeks spółek handlowych i innych ustaw, z wnioskiem o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego składanym po wejściu w życie ustawy (a więc po dniu 15 stycznia 2015) podmiot wpisany do rejestru składa wniosek o wpis informacji o dniu kończącym rok obrotowy. W praktyce konieczne jest więc złożenie nie tylko formularza właściwego do złożenia dokumentacji finansowej (KRS – Z30), ale również formularza ogólnego właściwego do rejestrowania zmian, w którym zgodnie z nowym wzorem dodana została rubryka przeznaczona do ujawnienia informacji o dniu kończącym rok obrotowy (w przypadku spółek z o.o. i akcyjnej jest to KRS-Z3).
W tym miejscu należy postawić pytanie o opłaty sądowe w zakresie składnych powyżej wniosków. Co do zasady każdy z wniosków podlega osobnej opłacie – wniosek o złożenie dokumentów to koszt 140 zł, na który składają się opłata sądowa w wysokości 40 zł i opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w kwocie 100 zł. Natomiast wniosek ze zgłoszeniem zmiany, na którym uwidaczniana jest data kończąca rok obrotowy, to koszt 350 zł, na który składa się opłata sądowa w wysokości 250 zł i opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w kwocie 100 zł.
Ustawodawca w zakresie finansowych obciążeń podmiotu zgłaszającego dokumentację finansową do KRS przewidział, iż opłatom podlega jedynie wniosek dotyczący zgłoszenia sprawozdań finansowych i innych dokumentów, a więc składający wniosek zobowiązany jest do pokrycia kosztów w kwocie 140 zł; formularz ogólny do zgłoszenia zmian w KRS zgodnie z treścią powołanego przepisu ustawy zmieniającej nie podlega ani opłacie sądowej, ani opłacie za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Przedmiot działalności a zwolnienie od opłat
Oprócz wskazanych powyżej zmian jest jeszcze jedna zmiana ustawodawcza, która w świetle pojawiającej się praktyki KRS powinna zostać wzięta pod uwagę przy okazji składania wniosków do KRS w 2015 roku.
Otóż wobec zmian wprowadzonych ustawami zmieniającymi w Krajowym Rejestrze Sądowym zmianie uległ sposób ujawnienia zakresu działalności gospodarczej prowadzonej przez podmiot wpisany do rejestru (art.1 ust.1 pkt 13 ustawy z dnia 26 czerwca 2014 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i oraz zmianie niektórych innych ustaw). Dotychczas w KRS ujawniany był kompletny przedmiot działalności przedsiębiorcy wynikający z umowy spółki/statutu. Obecnie w KRS ujawnić można jedynie 10 pozycji, przy czym jedna z nich powinna zostać wskazana jako dominująca.
Problem leży w tym, że przepisy te mają zastosowanie nie tylko do nowych spółek, zakładanych po wprowadzeniu zmian ustawodawczych, ale obejmuje ona wszystkie podmioty, zgodnie z zasadą „dostosuj swój przedmiot przy pierwszej zmianie KRS”. Wprowadzana zmiana wymaga więc dostosowania ilości ujawnionych w KRS przedmiotów działalności przez ograniczenie ich do wskazania jednego przedmiotu przeważającej działalności na poziomie podklasy oraz dziewięciu pozycji pozostałych przedmiotów działalności gospodarczej. Powyższe oczywiście w żaden sposób nie ogranicza możliwości wskazania w umowie spółki więcej niż 10 przedmiotów działalności – zobowiązuje jedynie przedsiębiorcę do ograniczenia ujawnionych w KRS przedmiotów prowadzonej działalności. Podmioty wpisane do KRS zobowiązane zostały przez ustawodawcę do dokonania aktualizacji wykazu przedmiotu działalności wraz z pierwszym wnioskiem o zmianę składanym po dniu 1 grudnia 2014 roku.
Wobec powyższego zastrzeżenia, w niektórych sądach rejestrowych referendarze wymagają obligatoryjnego dołączenia do wniosku z ujawnieniem daty kończącej rok obrotowy załącznika z wykazaniem przedmiotów działalności dostosowanego do wymogów nowej ustawy KRS. Co więcej, opierając się na twierdzeniu, że zwolnienie od opłaty dotyczy wyłącznie wniosku z wpisem dnia kończącego rok obrotowy, załączenie formularza z przedmiotem działalności uważają za wystarczającą podstawę do żądania od wnioskodawcy opłaty w kwocie 350 zł. Tym samym, wskazywane powyżej zwolnienie od opłaty formularza ogólnego w sytuacji, gdy celem podmiotu jest wyłącznie złożenie sprawozdania do KRS, staje się fikcją.
W naszej ocenie brak jest podstaw do łączenia obowiązku aktualizacji przedmiotu działalności z koniecznością zgłoszenia informacji o dacie kończącej rok obrotowy podmiotu lub z faktem corocznego składania sprawozdań do KRS. Obligatoryjne dostosowanie przedmiotu działalności wraz z obowiązkiem załączenia dodatkowego wykazu przedmiotu działalności może mieć miejsce w sytuacji składania samodzielnego wniosku o zmianę danych w KRS, a nie wniosku uzupełniającego w zakresie daty kończącej rok obrotowy. Przeciwne twierdzenie doprowadziłoby do paradoksalnej sytuacji, w której wniosek wolny od opłat z woli ustawodawcy wyrażonej wprost w przepisach zmieniających, wprowadzonych w styczniu 2015 roku, staje się w pełni płatny wobec zastosowania do niego przepisów zmieniających, wprowadzonych w grudniu 2014 roku. W przypadku dokonania przez referendarza zwrotu wniosku z uwagi na tę okoliczność, za uzasadnioną w naszej ocenie należy uznać skargę na orzeczenie referendarza sądowego.
Czy na pewno w dobrą stronę
W tym miejscu należy się zastanowić, czemu mają służyć wprowadzone zmiany i czy na pewno to dobro przedsiębiorców i uczestników obrotu było celem nadrzędnym dokonanych zmian. W naszej ocenie nie do końca, w szczególności biorąc pod uwagę sformalizowaną procedurę rejestrowania zmian w KRS, która niejednokrotnie wymaga specjalistycznej wiedzy prawniczej do prawidłowego wypełnienia formularzy KRS. Szczególne zdziwienie może również budzić fakt braku powszechnej, zrozumiałej dla wszystkich uczestników obrotu kampanii informacyjnej o zaistniałych zmianach w KRS – tym bardziej, że wszelkiego rodzaju pomyłki i nieścisłości zgodnie z obowiązującymi przepisami są skrupulatnie weryfikowane przez referendarzy (nie zapominajmy o tym, że procedura rejestrowa KRS jest procedurą cywilną, do której zastosowanie ma Kodeks postępowania cywilnego, a nie Kodeks postępowania administracyjnego). Brak należytego naświetlenia problemu zmian KRS prowadzi do sytuacji, w której rejestracja zmian kończy się częstymi zwrotami wniosków, zwiększonymi kosztami przesyłek, nie wspominając o niewspółmiernym wydłużeniu procesu rejestracji zmian w KRS, które na pierwszy rzut oka wydawałyby się oczywiste.
